Estrategias del Wedding Planer para proveedores y logística
Por: Carla Pinto Márquez
Al momento de iniciar los preparativos para la boda, los novios tienen mucha incertidumbre y dudas sobre cómo dar el primer paso. Para despejar esas inquietudes, algunos consultan con familiares, amigos y hasta otras parejas que ya vivieron esa experiencia, también hay un gran número que solicitan una cita para entrevistarse con los planificadores de boda, quienes le abrirán el abanico de posibilidades ante sus anhelos, sueños e incluso sus miedos.
En ese descubrir de lo que será la esencia de la boda, se pueden presentar alternativas, desde un estilo tradicional y elegante, hasta bodas temáticas y extravagantes, sin embargo, la tendencia apunta a mantener costumbres y a un rito sobre la base de lo tradicional.
Cuando los novios han decido optar por el acompañamiento que les brinda el profesional wedding planner, para que sea quien les guie y gestione todos los aspectos resaltantes previos a la ceremonia, se debe empezar con las propuestas de contratación, proveedores, locaciones, servicios y todos aquellos aliados que estarán presente para la celebración del matrimonio. Este evento trae consigo la toma de decisiones y responsabilidades entre los novios, pero también para con los contratados, en ese sentido, en esa búsqueda de opciones y propuestas, desde el punto de vista del planificador se pueden tomar en consideración estrategias en beneficio de todos.
De tal modo resulta interesante conocer que “En la organización de cualquier tipo de evento, intervienen factores muy similares, aunque a distinta escala, dependiendo de la magnitud del proyecto: gastronomía, decoración, contratación de servicios y espacios, participantes e invitados, y generación de experiencias” (Jijena Sánchez, 2003), así las cosas, es posible buscar alternativas que permitan en la actualidad ser cónsonos en todos estos aspectos desde una sola perspectiva.
Ahora bien, para crear experiencias y momentos increíbles inicia la fase de creación de todo lo que será la propuesta, siendo trabajo del planificador de boda lograr que se transmita la esencia de los novios en todo momento, que los invitados se sientan 100 % atendidos y conformes, que la ejecución se dé según el cronograma previsto, pero ¿qué tal si también puede lograr que cada evento sea un reto adicional para el profesional y se oriente el evento para que genere un impacto positivo?
Así las cosas, debemos conocer un término muy utilizado en la actualidad como lo es la sostenibilidad, la cual ha sido definida por Naciones Unidas en 1987 como la capacidad de satisfacer las necesidades actuales sin comprometer la capacidad de las futuras generaciones (El País, 2023), este concepto muy general quizás, pero brinda una orientación a lo que realmente puede considerarse para ir desglosando como no se compromete aspectos relacionados a la sociedad y a la economía.
Resulta interesante acotar, que el anterior término se ha ido vinculando a la organización de eventos y para la autora Mary Anne Concio , fundadora y directora ejecutiva de Powerhouse Development and Coaching Academy, la sostenibilidad de los eventos se define como “ un principio, una filosofía en la gestión de eventos que tiene en cuenta tres aspectos importantes: Protección del medio ambiente, crecimiento social y progreso económico ”.
¿Es posible fomentar una cultura de consumo responsable aplicando estrategias en la organización y planificación de las bodas? Esta pregunta refleja una visión del evento que muchas veces no es considerada, sin embargo, está presente en cada aspecto de la planificación, la posibilidad de ajustar prácticas que permitan mejorar la sostenibilidad en cada evento.
Estrategias del wedding planner para una logística y proveeduría sostenible.
La figura del wedding planner es fundamental para traducir el deseo de los novios por una boda sostenible en acciones concretas, ya que este profesional no solo guía y gestiona los aspectos resaltantes previos y durante la ceremonia, sino que también inicia la propuesta de proveedores, locaciones y servicios. Es en esta fase de búsqueda de opciones donde se pueden tomar consideraciones estratégicas en beneficio de todos, integrando la sostenibilidad como un reto adicional para el evento que genere un impacto positivo.
En esta misma línea, en definición del concepto de “evento” desde el punto de vista estratégico se entiende como “todo aquel acto que tiene como objetivo principal la transmisión de mensajes corporativos o institucionales a través de acciones” (Jiménez-Morales y Panizo, 2017, pág. 17).
Es en esta cualidad estratégica y de transmisión de mensajes donde radica el gran potencial del wedding planner, para enfocar la celebración nupcial hacia la sostenibilidad, dado que la boda, como evento social, comunica la esencia y los valores de los novios, resulta interesante que el profesional pueda lograr que cada evento sea un reto adicional orientado a generar un impacto positivo.
De esta forma, las bodas dejan de ser un simple acto protocolar para convertirse en una poderosa declaración de principios, donde el mensaje personal transmitido en este caso, sea el compromiso con la protección del medio ambiente, el crecimiento social y el progreso económico.
Fomento de una cultura de consumo responsable en las bodas.
La pregunta sobre si es posible fomentar una cultura de consumo responsable refleja una visión del evento que, aunque muchas veces no es considerada, está presente en cada aspecto de la planificación, ofreciendo la posibilidad de ajustar prácticas para mejorar la sostenibilidad. La sostenibilidad en los eventos se define como un principio o filosofía de gestión que considera tres aspectos importantes: La protección del medio ambiente, el crecimiento social y el progreso económico. Esta tríada de aspectos es la base sobre la cual el wedding planner debe operar al seleccionar y coordinar la logística.
La gestión debe centrarse en minimizar la huella de carbono y los residuos, esto implica la reducción de plásticos de un solo uso, el manejo correcto de desechos y la preferencia por tecnologías más eficientes, como las pantallas LED, una práctica que se ha consolidado posteriormente, a la pandemia. Al respecto, López y Corbacho (2023, pág. 98) consideran que se han consolidado prácticas relacionadas con la sostenibilidad como la utilización de pantallas LED al ser tecnologías más eficientes.
Es imperativo, buscar fomentar la diversidad cultural, la equidad, la inclusión y generar un impacto positivo en la comunidad que alberga el evento, todo esto procurando un progreso económico que consiste en impulsar la economía local de forma sostenible, seleccionando proveedores que sigan prácticas comerciales éticas y generen beneficios para las comunidades cercanas.
Aunque la definición de un evento sostenible está abierta, Casado (2015) subraya que un evento responsable es aquel que asume la sostenibilidad de forma estructural en la variedad de formatos y opciones que ofrece la organización, concluyendo que no hay un modelo generalizado.
Estrategias del planificador de bodas ante la sostenibilidad.
El objetivo del planificador de bodas en este contexto es cuantificar la demanda real de sostenibilidad, especialmente en las generaciones Gen Z y Millennials, para ofrecer soluciones ecológicas, las estrategias claves para lograr una boda eco-friendly se centran en la gestión de proveedores, la reducción de desplazamientos y el consumo responsable.
Gestión de proveedores con valores éticos y ambientales
La colaboración con aliados con valores éticos y ambientales es una variable de estudio fundamental, una comunicación precisa y la construcción de relaciones de confianza son esenciales. Se deben priorizar los productos locales, de temporada y de producción ecológica, esto no solo garantiza la frescura, sino que también, minimiza el impacto ambiental asociado al transporte de alimentos. Una buena planificación de cantidades, puede evitar el desperdicio, existiendo también la posibilidad de donación de los excedentes a organizaciones benéficas.
Para las flores y decoración se aconseja utilizar materiales reciclables como vidrio, papel o madera y priorizar la decoración natural, se deben buscar elementos atemporales que puedan reutilizarse en otros eventos. Además, es crucial establecer contratos bien redactados que sirvan como garantía e incluyan todas las fechas y condiciones logísticas, confirmando por escrito cada conversación clave, por ende el planificador debe anticiparse a las dudas y centralizar los canales de comunicación para mantener un registro organizado con los colaboradores.
Aspectos de logística.
La logística abarca desde la selección de la locación hasta el transporte, y su gestión eficiente es un pilar, es importante elegir una ubicación con fácil acceso en transporte público para los asistentes, o al menos con una logística de transporte y alojamiento bien planificada, sin duda, es un elemento dentro de la sostenibilidad, al buscar locaciones que minimicen la huella de carbono generada por la afluencia de invitados.
Además de la reducción de plásticos, se recomienda comprar materiales y recursos con el mínimo envase y reutilizar todo lo posible de eventos anteriores. Se deben usar utensilios y vajillas reutilizables o compostables en lugar de los de un solo uso. Una estrategia directa para la sostenibilidad es promover el alquiler o la adquisición de moda de segunda mano para los novios y el cortejo, reduciendo el ciclo de consumo de prendas que solo se usarán una vez.
En conclusión, el wedding planner es el arquitecto que coordina la visión de los novios con la red de proveedores, y al integrar la sostenibilidad como eje estructural, garantiza que el evento sea memorable, no solo por su belleza, sino también por su impacto positivo en el medio ambiente, la sociedad y la economía local.
