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La magia de la planificación de eventos

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¿Cómo ser un planificador de eventos exitoso?

La magia de la planificación de eventos, por: Lcdo. Luis Adrián Pérez Pérez – Coordinador Académico

Un evento, sin importar el número de invitados, objetivo primordial o la temática del mismo, sin lugar a dudas, requiere una planificación mínima y un máximo de creatividad. La función de un planificador de eventos exitoso es generar una estructura lógica de toda la actividad que conformaría el evento, para evitar que se incurra en errores, omisiones o contratiempos, antes, durante y después de la realización.

En los últimos años, la evolución de la planificación de eventos ha sido un hecho irrefutable, ya las reglas clásicas del protocolo y los pasos básicos de organización de eventos son insuficientes para garantizar el éxito de éstos.  Esa evolución y la existencia innegable de las tecnologías de información y comunicación, obligan al planificador de eventos exitoso a mantenerse actualizado en cuanto a nuevas tecnologías, los avances en cuanto al diseño, la producción y hasta la escenografía; sin dejar de lado los aspectos de seguridad.

En tal sentido, para un planificador de eventos exitoso es fundamental conocer el tipo de público al cual se dirige el evento, la carga emotiva que pueda o deba llevar y el interés financiero que persigue; esto porque todo evento tiene una gran capacidad de comunicación, y se deben establecer muy bien las metas a alcanzar. Teniendo presente estas pautas antes de iniciar la planificación del evento se podrá garantizar el éxito del mismo y, por ende, ser un planificador de eventos exitoso.

“Un organizador de eventos no improvisa jamás, incluso, planifica aquello que podría ser improvisado.” 

Anónimo

Hoy, más que nunca, un planificador de eventos exitoso, debe contar con una formación multidisciplinar sólida, que lo convierta en un profesional especializado con habilidades y destrezas adquiridas en su proceso de formación https://corpjm.com/diplomado-en-planificador-de-eventos/ y que exacerbe y ponga en práctica sus habilidades blandas.

Cuáles son las funciones de un planificador de eventos

Como se ha expresado en líneas anteriores, el planificador de eventos es un profesional multidisciplinar especializado que debe dominar distintos campos, y su labor comienza en el diseño del evento, pasando por el análisis y evaluación de resultados, una vez que haya concluido la actividad.

Para comprender un poco las funciones del planificador de eventos, es preciso identificar las distintas fases por las que pasa la organización de un evento y las actividades que debe desempeñar en cada una de ellas (https://www.euroforum.es/blog/funciones-de-un-organizador-de-eventos/#Funciones_de_un_organizador_de_eventos):

Fase pre-evento o de diseño 

Aquí se perfila y define el evento como tal. Es la etapa en la cual se recopila la información y se clarifican los objetivos del evento. Entre los pasos a seguir en esta etapa se tienen:

  1. El análisis del cliente: Conocer a la perfección a la empresa anfitriona, su cultura y el espíritu de la marca.
  2. Identificar el público al que se dirige el evento, trazar el perfil del invitado, es un paso fundamental para el diseño del evento.
  3. Definir los objetivos, esto permitirá centrar los esfuerzos y evitar desviar recursos. Al cierre del evento se analizan los resultados en función de sus objetivos.
  4. Establecer el presupuesto general del evento.

Fase de Planificación de Eventos

Aún dentro de la fase pre-evento, en la planificación se concentran las líneas de trabajo y se inicia la materialización del evento, se toman decisiones y asignan funciones.

  1. Definición de la fecha del evento, evitando coincidir con otros eventos que pudieran desviar la atención del nuestro.
  2. Selección de la modalidad del evento (presencial, online o híbrido).
  3. Se selecciona la sede ideal para el evento si es presencial, o se selecciona la plataforma digital ideal en caso de ser online.
  4. Definir el número de asistentes y clasificarlos.
  5. Selección de proveedores y colaboradores.
  6. Tramitación de permisos y autorizaciones que sean necesarias.
  7. Establecer el cronograma de actividades a ejecutar y responsables de cada una.
  8. Preparar la escaleta o programación del evento.
  9. Diseñar el programa para los asistentes al evento.
  10. Elaborar el plan de marketing y comunicaciones.
  11. Establecer el presupuesto final del evento.

Fase evento o de producción

En esta fase se incluye el montaje previo y el desarrollo del evento, es la hora cero, donde todo comienza, si en las fases anteriores se hizo un trabajo minucioso no se deberían presentar mayores incidencias. En esta fase se debe tener en cuenta lo siguiente:

  1. Control y supervisión del montaje del evento.
  2. Coordinación y supervisión durante el evento de lo previsto en la escaleta o programa del evento.
  3. Una vez finalizado el evento, controlar el desmontaje y verificación de los elementos utilizados.
  4. Agradecer el trabajo en equipo.

Fase post-evento

Es momento de realizar el balance, analizar los resultados y comprobar el logro de los objetivos previstos, la información recopilada resultará muy valiosa ya que ayudará en la organización de futuros eventos y en la detección de nuevas necesidades.

  1. Se recopila toda la información que haya podido generar el evento (notas de prensa, comentarios y cuestionarios).
  2. Se debe cuestionar lo siguiente: ¿Qué funcionó y qué falló? ¿Qué se debe mejorar? ¿Se alcanzaron los objetivos? ¿Qué nuevas necesidades se detectaron?

De esta forma, el planificador de eventos, evita, en gran medida, la improvisación, es decir, permite el desarrollo del evento en armonía y fluidez, de acuerdo con lo establecido en el programa.

Competencias necesarias en un planificador de eventos exitoso

Un planificador de eventos debe estar en la capacidad de dominar habilidades referidas a comunicación efectiva, inteligencia emocional, habilidades sociales y personales que le ayuden a elevar su potencial y faciliten la interrelación con otras personas.

Estas habilidades son el complemento perfecto, ya que un planificador de eventos exitoso debe combinar la formación profesional constante y el desarrollo de sus habilidades blandas.

Es importante recalcar que un planificador de eventos debe reforzar estas habilidades para coordinar equipos, negociar y manejar adecuadamente, situaciones complejas.  Entre ellas se pueden señalar:

  • Capacidad de organización y planificación.
  • Capacidad de adaptación y de resolución de conflictos.
  • Negociación.
  • Comunicación asertiva y escucha activa.
  • Creatividad y empatía.
  • Capacidad de liderazgo.
  • Trabajo en equipo.
  • Resistencia al estrés o trabajo bajo presión.
  • Manejo básico de idiomas.
  • Estar actualizado en el uso y aplicabilidad de nuevas tecnologías.

Teniendo en cuenta que los eventos se han convertido en una potente herramienta de comunicación, marketing y engagement para las empresas, nos encontramos en una evolución hacia la planificación de eventos cada vez más sofisticados y tecnológicos, con la pretensión de sorprender e impactar con la creación de experiencias memorables a los asistentes de cada evento. Por ello, es indispensable que el organizador de eventos se mantenga preparado y dispuesto a enfrentar retos cada vez mayores y superarse a sí mismo en cada evento; esto es lo que le puede garantizar posicionarse como un planificador de eventos exitoso.

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